Comment ranger votre bureau peut vous (re)donner la pêche au travail

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Et si le rebond au travail, après une année de vie de bureau 2020 bien compliquée, passait par le rangement ? C’est ce que prône la japonaiseMarie Kondo, papesse du tri, du classement et des espaces bien ordonnés. Après un best-seller paru en 2011, La Magie du Rangement, vendu plus de 12 millions d’exemplaires et une série Netflix sur sa méthode “KonMari”, la star des esprits et endroits bien rangés revient cette fois, assistée de Scott Sonenshein, psychologue du travail, avec un deuxième opus, La Magie du Rangement au Travail (First éditions)*. Bureau, emploi du temps, mails, réunions… tout y passe, pour (re)trouver “de la joie au travail”. Bonne nouvelle: selon elle, cette méthode est applicable aussi bien “en présentiel”, qu’en télétravail.

Ranger son bureau

Pour Marie Kondo, travailler dans un espace rangé permettrait d’améliorer la performance, la motivation, le moral, la santé en réduisant le stress, et du coup… le plaisir de travailler. Convaincu? Avant de vous lancer tête baissée, elle conseille néanmoins de prendre le temps de visualiser votre “vie professionnelle idéale”. La méthode KonMari consiste d’abord, comme elle le précise dans son livre, à établir “un dialogue avec vous-même, par le biais du rangement, pour découvrir ce qui est important pour vous, en vous penchant sur les raisons pour lesquelles vous travaillez puis sur le style de travail que vous aimeriez atteindre.” Ici Scott Sonenschein vous propose un exercice pour vous aider. Est-ce que le plus important pour vous est d’apprendre via votre travail? D’avoir de la liberté au travail? De réussir, ou de de nouer des relations? La réponse devrait vous aider à visualiser votre journée idéale, et donc l’organisation de bureau qui vous correspond le mieux.

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Le mantra: ne garder que ce qui apporte de la joie

Une fois cette vision, établie, attaquez-vous à votre espace de travail. Avant tout, fixez une date limite à laquelle vous devrez avoir fini. Ainsi, Marie Kondo conseille de tout ranger rapidement pour éviter le retour du bazar avant même d’avoir terminé. Prévoyez en moyenne 5 heures pour un bureau d’open space, et 10 heures maximum pour un box ou une pièce complète.

Ensuite procédez dans cet ordre: réservez des créneaux de rangement (qui ne devront pas s’étaler au-delà d’un mois), rassemblez tous les objets d’une catégorie – les livres, les papiers, le Komono (les objets divers), et les objets sentimentaux -,  décidez lesquels garder, et choisissez un emplacement pour ceux-là.

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Appliquer la même logique au numérique

Pour chaque objet, vous devrez vous poser la fameuse question mantra de Marie Kondo: “est-ce que cet objet me met en joie?”. En général, si la réponse est non, direction la poubelle. Mais au travail les choses ne sont pas toujours si simples (quid de ce badge ou de ce contrat impossible à jeter?). L’experte conseille donc de garder trois catégories: les objets qui vous mettent “personnellement en joie”, comme votre stylo préféré, les utilitaires, comme une agrafeuse, et ceux qui pourront être “à l’origine d’une joie future”, comme un reçu qui permettra le remboursement de vos frais. Quoiqu’il arrive, tout reste une affaire de joie : immédiate, fonctionnelle ou future.

L’experte vous guide ensuite pour chacune des catégories. Par exemple pour les papiers, à ranger en deuxième, la règle de base est “de tout jeter”. Rassemblez-les, et triez-les selon les affaires en cours, ceux que vous devez garder, et ceux que vous voulez garder, le reste est à jeter sans scrupule. Méfiez-vous aussi du “juste au cas où”, inutile et contreproductif. Pas question de recommencer dans trois semaines ! Pour éviter l’effet rebond, trois règles : les papiers gardés doivent être rangés par catégorie (projets en cours, rapports, factures, ou par clients), et verticalement – ce qui permet de remarquer tout ce qu’on accumule et de ne pas oublier le bas de la pile -, avec, enfin, un carton “en attente”, pour ceux à traiter dans la journée.

Enfin n’oubliez pas que votre bureau est “une surface de travail, pas de stockage”. Conservez donc votre ordinateur et un objet de déco, et c’est tout. Le reste pourra trouver refuge dans vos tiroirs, boîtes et étagères. Ici, la spécialiste recommande de ranger les cartes de visite et petits articles de bureau dans le tiroir du haut, les éléments électriques, de soins personnels et les snacks au milieu, et les papiers dans le troisième tiroir.

 Appliquer la même logique au numérique

Vous avez-réussi à venir à bout de cette première étape ? Félicitations, vous pouvez maintenant vous attaquer aux éléments immatériels, et notamment numériques. La méthode KonMari s’applique aussi à votre désordre digital. Pour cela, procédez toujours suivant cet ordre : documents numériques, emails puis applications de smartphone. Sur votre ordinateur, commencez par ranger votre dossier “documents”, puis votre bureau, et les autres dossiers en vous posant les sempiternelles questions sur l’utilité et la joie. N’oubliez pas de choisir un fond d’écran inspirant !

Côté mails, ne les laissez pas “prendre le pouvoir sur votre travail”. Là encore, 10 dossiers maximum. Plus important ; planifiez des créneaux dans la journée pour les gérer. En cas d’invasion, placez tous vos mails dans un dossier “archives” et repartez de zéro. Quant à votre smartphone, limitez les application pour limiter les distractions, et n’activez que les notifications essentielles, rangez les applis par catégorie et… gardez-le loin de vous pendant que vous travaillez, pour éviter la tentation.

Et si finalement tous ces conseils ne suffisent pas à réinstaurer sinon de la joie, au moins de la sérénité dans votre travail et au bureau, Marie Kondo et Scott Sonenshein regorgent encore de conseils pour faire le ménage dans votre emploi du temps, vos décisions, vos réunions, votre réseau, et même vos équipes. Comme arrêter de vouloir en faire trop, ou penser à laisser du temps dans votre agenda pour la création, et prendre soin de vos collègues. Conseil utile en ce changement d’année: laissez tomber, surtout, l’idée de perfection. Vous serez encore mieux au travail, comme dans votre vie.

*La Magie du rangement au Travail de Marie Kondo et Scott Sonenschein, First édition, 304 p. 18,95€

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