Commerçants : où en est la réglementation sur les logiciels de caisse ?

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Shopping cart with detergent bottles and chemical cleaning supplDepuis le 1er janvier 2018, toute personne assujettie à la TVA qui effectue des livraisons de biens et des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistre les règlements reçus en contrepartie au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, est tenue d’utiliser un logiciel ou un système « certifié ». Une nouvelle fois, l’administration fiscale publie des commentaires sur cette obligation aux contours mal définis !

Qu’est ce qu’un logiciel de caisse ?

Il s’agit de tout logiciel informatique qui mémorise et enregistre extra-comptablement un règlement, quelle qu’en soit la forme (espèces, chèques, carte bleue, carte cadeau…). Sont également concernés les systèmes en ligne, les balances, les distributeurs automatiques…

En revanche, un logiciel qui déclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable n’est pas concerné. Les règlements reçus et enregistrés manuellement directement en comptabilité ne sont pas non plus concernés, les logiciels comptables étant exclus du dispositif.

Qui est concerné par la certification ?

Si l’administration avait déjà indiqué que les activités exclusivement en B to B n’étaient plus concernées, les nouveaux commentaires réduisent  encore le périmètre l’obligation de certification. Sont dispensés de cette obligation :

  • Tout assujetti qui suit ses encaissements clients à l’aide d’un facturier papier, d’un journal de caisse papier ou même utilisant un logiciel de bureautique, type tableur Excel, qui ne procède pas à une mémorisation des données ;
  • Les assujettis à la TVA bénéficiant du régime de la franchise en base, les entreprises étrangères immatriculées à la TVA non établies en France, les assujettis effectuant exclusivement des opérations exonérées de TVA, les assujettis soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
  • Tous les paiements directement opérés auprès d’un établissement bancaire ou de crédit (e-commerce avec paiement exclusif par CB ou virement, péages, parkings, stations essence,…). Attention :  cela n’exclue pas les opérations payées par carte bancaire enregistrées dans un logiciel d’encaissement, ni les achats réalisés en ligne et payés par chèque par exemple.

Quelles sont les obligations à respecter ?

Les quatre conditions à respecter restent l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Toutefois, l’administration apporte des précisions techniques quant au respect de ces conditions. Ainsi par exemple, la conservation uniquement des tickets Z est insuffisante dans la mesure où il ne s’agit, en effet, que d’un justificatif comptable et non fiscal.

Ces quatre conditions doivent toujours être démontrées par la certification du logiciel par un organisme agréé ou par une attestation de l’éditeur, sous conditions.

La certification pour quels enjeux ?

Si l’obligation de certification couvre désormais à la lettre des textes un périmètre moins étendu de professionnels, la question de savoir si en pratique un système informatique est concerné par cette mesure n’en reste pas moins délicate. Il en est de même de tous les situations plus complexes (logiciels libres, développements internes, intégrateurs de logiciels…).

Retenons que les logiciels d’encaissement restent un enjeu essentiel dans la lutte contre la fraude et que le contrôle de l’administration fiscale restera très présent sur les secteurs d’activité concernés !

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